L’année dernière, le service archives du Centre de gestion des Alpes-de-Haute-Provence (CDG 04) a eu le projet de fêter un anniversaire : celui des 20 ans d’existence du service.

À la fin de l’année 2022, après une formation de l’AAF sur « Savoir communiquer en interne sur l’activité du service archives » et la forte volonté de valoriser le service dans le département (et surtout de faire de la valorisation tout court !), les archivistes étaient prêtes à relever le défi !

Les idées étaient nombreuses…

La proposition à la direction s’est traduite par une présentation au cours de laquelle nous avons soumis plusieurs idées en précisant le public cible pour chacune d’entre elles.

Étonnement, toutes nos propositions ont été retenues, notre responsable de service s’est chargée de défendre l’ensemble du projet au conseil d’administration en s’appuyant sur les devis afin d’estimer le coût de l’opération.

Nous étions parties sur 3 supports de communication différents : un roman photo à destination des collectivités, une vidéo de promotion du service pour une diffusion plus large sur internet, des kakémonos de présentation que nous imaginions pouvoir déposer dans les collectivités et lors des forums pour l’emploi, et la parution d’articles dans la presse locale.

…Mais le temps nous manquait !

Quand bien même nous avions estimé le temps de préparation à 14 jours, il a fallu composer avec les interventions de classement dans les collectivités et les changements dans le planning.

Finalement les deux idées principales qui nous tenaient à cœur ont pu être réalisées : la vidéo de présentation du service, et le roman photo.

La réalisation d’une vidéo promotionnelle :

Une fois le prestataire retenu (Mydeerstudio), des réunions régulières avec celui-ci nous ont permis de cadrer le projet. D’un point de vue logistique nous étions partis sur une journée et demie de tournage pour une vidéo de 5 minutes.

Les personnes interviewées devaient représenter la diversité des personnes concernées par nos interventions : le président du CDG, le directeur des Archives départementales, 2 élu·e·s, une agente administrative et les archivistes itinérantes.

Pour chacun·e d’entre eux·elles, et pour plus de fluidité, un questionnaire avait été préparé pour les aider lors des interviews qui se sont déroulés dans un endroit sans lien avec aucun·e des participant·e·s (dans un souci de diplomatie communale). Alors que des images avaient quant à elles été réalisées dans deux communes différentes par leur taille, leur local d’archivage et l’état de leur fonds.

Une fois les prises de vues effectuées, du temps fût nécessaire pour faire les retours sur le montage (script de la voix off, corrections orthographiques…).

La vidéo a été publié sur le site du CDG 04 et YouTube.

Le roman photo :

Le roman photo nécessita un plus grand investissement qu’escompté. La mise en page ayant été confié à un graphiste, les archivistes durent se charger des scripts des pages et des photos.

Au cours des interventions, il fallait parvenir à prendre les images nécessaires sans trop prendre de retard sur notre mission de classement d’archives en collectivité.

Le côté décalé du support était l’occasion d’ajouter de l’humour aux scènes représentées tout en représentant un échantillon de nos aventures.

Le roman photo a été envoyé à toutes les collectivités du département et a été distribué à nos collègues des Archives départementales ainsi que ceux et celles du Centre de gestion bien sûr.

La « fête » d’anniversaire :

La vidéo et le roman photo ont été présentés aux élu·e·s du Centre de gestion, à l’ensemble du personnel du CDG et des Archives départementales lors d’un moment convivial organisé au CDG : discours et buffet pour le déjeuner.

Les deux précédentes archivistes itinérantes du CDG étaient également présentes lors de ce moment festif. Nous étions alors les 4 archivistes itinérantes réunies. Autant dire que ce fut un beau moment !

Nous avons eu un certain nombre de retours très positifs sur les deux supports, et en particulier sur le roman photo. L’aspect humoristique a son petit succès de nos jours !

Nous avons pris beaucoup de plaisir à travailler sur ce projet pendant presque une année entière. Ce fut une expérience très enrichissante tant du point de vue organisationnel, que des contenus à mettre en œuvre, que de l’aspect « historique » du service (relations avec les collectivités territoriales, relations avec les Archives départementales, relations internes au CDG).

Faire de la valorisation du service pour lequel on travaille est très gratifiant et nous a sorti de nos missions quotidiennes pour nous permettre de poser un regard neuf sur notre pratique.

Marina CAYRON-BRANGER et Mélanie CLAUX

Archivistes itinérantes au CDG 04