Voici un rappel de la réglementation si vous ne vous en souvenez pas : 

Les élections municipales et intercommunales approchent : les 15 et 22 mars 2026 les citoyen·ne·s vont élire leurs élu·e·s communaux et intercommunaux.

Pour les archivistes, cela représente une mission spécifique : le récolement réglementaire des archives (et non pas le reeuuuucolement que les archivistes entendent si souvent).

Cette démarche consiste à vérifier les fonds d’archives, à certifier leur existence à un moment donné et à attester la passation de responsabilité des archives du maire/président·e sortant·e au maire/président·e entrant·e. Et cela même si le/la maire/président·e est le/la même (dès lors que l’équipe municipale change).

Cette vérification se matérialise par l’établissement d’une liste des archives conservées dans les tous les espaces où la mairie/établissement public de coopération intercommunale (EPCI) héberge des services (bureaux, magasins, caves, greniers, services techniques, chaufferie…).

L’accent est porté particulièrement sur les registres d’actes administratifs (arrêtés, délibérations, décisions) et pour les communes, également sur les registres d’état civil et le cadastre. 

À cette liste de toutes les archives conservées est annexé un procès-verbal de récolement. Ce document officialise le transfert de responsabilité à la nouvelle autorité territoriale et doit être signé par l’élu·e sortant·e et l’élu·e entrant·e. 

Ce récolement est rendu obligatoire dans des cas précis : déménagement d’archives, changement d’un·e responsable de service d’archives, création d’un service archives et lors des élections municipales et intercommunales.

Cette procédure est encadrée par l’arrêté ministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes.

Pour aller plus loin : https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2025_011 

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Avant de démarrer, brève présentation des 2 interviewées :

est une archiviste itinérante travaillant au sein d’un centre de gestion (CDG) dans un département rural. Le service est constitué de 2 archivistes.

    est une archiviste itinérante travaillant à la fois pour une communauté de communes et pour ses communes membres. Elle est seule à gérer ce service.

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Nous sommes en décembre 2025, est-ce que tu as déjà averti les collectivités territoriales du territoire dans lequel tu interviens ? Et si oui, par quel moyen ?

Le service archives a communiqué en juin 2025 par le biais d’une note d’information signée par le président du CDG et envoyée à toutes les communes et EPCI du département. Cette note d’information rappelle le cadre réglementaire de la prestation et les modalités d’intervention des archivistes itinérant·e·s. Elle est accompagnée d’un coupon réponse à destination des collectivités. Celui-ci devait être renvoyé avant début septembre 2025 si ces dernières souhaitaient cette prestation. Cela nous a permis de programmer les récolements sur notre planning 2026 et ainsi planifier également toutes nos autres interventions.

Après en avoir validé les modalités avec ma direction, j’ai envoyé un mail aux directeurs·rices généraux·ales (DG) des 12 communes membres afin de leur proposer de réaliser le récolement réglementaire. Comme pour , j’ai anticipé la démarche pour établir mon planning prévisionnel de 2026.

À quel moment de l’année tu as prévu d’intervenir dans les communes pour établir le récolement ?

Nous avons programmé les récolements surtout en janvier-février 2026. Ainsi, le/la nouveau/nouvelle maire ou président·e pourra signer le procès-verbal de récolement dès son arrivée.

J’ai également programmé les récolements à partir de janvier jusqu’en mai 2026. J’ai appelé individuellement chacun·e des DG des 12 communes membres pour déterminer la date d’intervention et surtout leur réexpliquer à quel moment doit être réalisé le récolement, ce qu’il doit contenir et les rôles de chacun·e. 

Quelles sont les modalités d’intervention pour cette prestation ? (avant/pendant/après) 

Nous avons demandé aux collectivités dans lesquelles nous intervenons de nous mettre à disposition un·e agent·e afin de nous accompagner durant toute la journée. L’objectif est de nous aider à bien identifier tous les différents lieux où sont conservés les fonds et pouvoir terminer le récolement dans le temps imparti. Pour les petites collectivités nous avons planifié une seule journée, pour les plus grandes : 2 journées. Pour faciliter la saisie du récolement sur « Démarches simplifiées » pour les secrétaires, nous avons réalisé un tableur informatique qui reprend tous les éléments du questionnaire en ligne que nous enverrons par courriel aux collectivités à l’issue de notre intervention. Ainsi, les secrétaires auront toutes les informations pour saisir et ils/elles pourront mettre en pièce jointe le procès-verbal de récolement signé.

Comme , j’ai prévu 1/2 journée pour les collectivités de moins 1000 habitants et pour les collectivités de 1000 à 2000 : une journée, au delà de 2000 habitants : 2 journées. Mais ne facturant qu’à la journée faite, je prévois toujours large pour éviter de demander 1 journée supplémentaire.  Pour la plupart de mes communes membres, j’ai réalisé le récolement réglementaire ou tout au moins je suis intervenue dans la collectivité pour un chantier d’archivage (élimination de masse, classement) donc je connais leurs fonds d’archives. Pour ces communes, j’ai juste demandé au/à la DG s’iel pouvait se rendre disponible pour faire le point sur cette prestation. Lors de ce point, seront abordés les interrogations et soucis éventuels que j’aurai pu rencontrer : registre manquant, actes non reliés… Ensuite, je l’informerai de la suite à donner de cette prestation : imprimer le récolement et le procès-verbal en 3 exemplaires, faire signer les procès-verbaux puis envoyer 1 exemplaire aux Archives départementales (AD). Pour les communes où je ne suis pas intervenue, j’ai fait la même demande que en demandant qu’un·e agent·e soit présent·e pour m’accompagner dans la quête de retrouver les archives éparpillées dans la mairie. J’ai également demandé si le/la DG pouvait se rendre disponible à la fin de ce chantier pour faire un point. 

Est-ce que tu avais déjà réalisé des récolements réglementaires en 2020 dans tes collectivités ? Et si oui, est-ce que celles-ci ont souhaité de nouveau une prestation en 2026 ? 

Je n’étais pas en poste en tant qu’archiviste itinérante en 2020, mais je sais que ma collègue a fait les récolements règlementaires pendant les interventions « classiques » prévues (classement de l’arriéré, suivi annuel). En 2020 il n’y avait pas eu de communication officielle du service archives du CDG.

J’avais déjà réalisé les récolements en 2020 et celles ayant bénéficiées de la prestation ont souhaité renouveler la démarche. Créant le service archives en janvier 2020 et avec la pandémie covid-19, je n’avais pas communiqué spécifiquement sur cette prestation mais plutôt sur l’ensemble des prestations possibles que je pouvais réaliser en commune. 

Est-ce que tu as reçu des instructions des AD, ou est-ce que tu as eu un échange à ce sujet dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) ?

Nous avons pu échanger avec les AD en fin d’année 2025, notamment sur la nouvelle procédure dématérialisée que le directeur des AD nous a demandé de faire respecter dans les communes. Nous leur avons envoyé pour information, la liste des communes et EPCI où nous interviendrons.

J’ai informé les AD de ma démarche et communiqué le nom des communes qui souhaitaient une prestation. Pour certaines des communes où je n’avais pas réalisé le récolement de 2020, je leur ai demandé si elles pouvaient m’envoyer les récolements qu’elles avaient reçus.

Conclusion

De nombreuses communes et EPCI ignorent leurs obligations en matière de règlementation concernant l’archivage, et notamment ce récolement. Les archivistes itinérant·e·s semblent être un bon relais entre les AD et les communes et EPCI pour leur expliquer concrètement en quoi cela consiste. Par ailleurs, comme les agent·e·s sont souvent débordé·e·s par leurs missions quotidiennes, iels savent qu’iels peuvent faire confiance à des expert·e·s comme nous !